Navision позволяет отслеживать все покупки с момента создания квоты до момента получения окончательного заказа. После настройки счета при совершении покупки складское наличие товара будет автоматически обновляться.
Все таблицы связаны между собой и информация в полях копируется из одного места программы в другое, так что информацию необходимо вводить только один раз. Кроме того, в каждом окне, как в верхней части, так и в строках, информацию при необходимости можно изменить.
Верхняя часть окна покупки образует основу для транзакций покупки и для их регистрации. При создании квоты, счета, заказа, контракта или кредит ноты используется та же информация, хотя она отображается в разных окнах.
Все документы, относящиеся к модулю Покупки & Поставщики, состоят из верхней части окна (заголовка) покупки и ряда строк.
Заголовок покупки содержит всю соответствующую информацию о поставщиках покупки и оплаты, такую как имя, адрес, номер документа и дата. Имеется четыре закладки: Общее, Счет, Отгрузка и Внешняя Торговля. Эти закладки содержат информацию о поставщиках, отгрузках и валюте. Большую часть этой информации программа подставляет автоматически из таблицы Поставщики при условии, что поля Покупка Поставщик Но. и Оплата Поставщик Но. заполнены.
Строки покупки содержат информацию о товарах, которые должны быть приобретены (например, номер товара, количество и стоимость). Суммы в строках покупки выражены в валюте источника, если название поля не указывает на то, что сумма выражена в местной валюте (в рублях). Валюта источника — это валюта, код которой представлен в заголовке покупки.
Заголовок покупки связан с таблицей Поставщики, откуда программа берет основную часть информации о поставщике. Строки покупки связаны с таблицами товаров или финансовых счетов – программа автоматически берет основную часть информации для строк из этих двух таблиц. Программа копирует информацию, так что нет необходимости вводить ее вручную, однако информацию в заголовке или в строке в случае необходимости можно изменить.
Для того, чтобы создать новый заказ, следует заполнить поля заголовка покупки и затем настроить ее строки. Программа автоматически скопирует нужную информацию из заголовка в строки покупки.
После того, как заголовок покупки и связанные с ним строки покупки в квоте или контракте заполнены, путем нажатия кнопки Создать Заказ создается заказ.
После того, как заголовок покупки и связанные с ним строки покупки в заказе, счете или кредит ноте заполнены, производится учет заказа для создания приходной накладной, счета, расходных накладных возврата или кредит ноты.
При удалении заголовка покупки номер из соответствующей серии номеров также будет удален.