Microsoft Dynamics NAV позволяет отслеживать все покупки с момента создания предложения до момента получения окончательного заказа. После настройки счета при совершении покупки складское наличие товара будет автоматически обновляться.
Все таблицы связаны между собой и информация в полях копируется из одного места программы в другое, так что информацию необходимо вводить только один раз. Кроме того, в каждом окне, как в верхней части, так и в строках, информацию при необходимости можно изменить.
Верхняя часть окна покупки образует основу для транзакций покупки и для их регистрации. Какой бы тип документа покупки ни создавался, при этом используется одна и та же информация, хотя она и отображается в разных окнах.
Все документы, относящиеся к модулю «Покупки и кредитор. задолженность», состоят из верхней части окна (заголовка) покупки и ряда строк.
Заголовок покупки содержит всю соответствующую информацию о поставщиках и получателях оплаты, такую как имя, адрес, номер документа и дата. Он содержит четыре экспресс-вкладки: «Общее», «Счет», «Отгрузка» и «Внешняя торговля». Эти экспресс-вкладки содержат информацию о поставщиках, получателях оплаты, отгрузках и валюте. Большую часть этой информации программа подставляет автоматически из таблицы «Поставщик» при условии, что поля «Код поставщика» и «Код получателя оплаты» заполнены.
Строки покупки содержат информацию о товарах, которые должны быть приобретены (например, номер товара, количество и стоимость). Суммы в строках покупки выражены в валюте источника, если название поля не указывает на то, что сумма выражена в местной валюте (в рублях). Валюта источника — это валюта, код которой представлен в заголовке покупки.
Заголовок покупки связан с таблицей «Поставщик», откуда программа берет основную часть информации о поставщике. Строки покупки связаны с таблицами товаров или счетов ГК — программа автоматически извлекает основную часть информации для строк из этих двух таблиц. Программа копирует информацию, так что нет необходимости вводить ее вручную, однако информацию в заголовке или в строке в случае необходимости можно изменить.
Для того, чтобы создать новый заказ, следует заполнить поля заголовка покупки и затем настроить ее строки. Программа автоматически скопирует нужную информацию из заголовка в строки покупки.
После того, как заполнены поля заголовка покупки и связанные с ними строки покупки, следует выполнить учет, вследствие чего создается приходная накладная, счет, возврат расходной накладной или кредит-нота.