Модуль «Управление отношениями» позволяет искать дубликаты контактов. Функция поиска контактов-дубликатов применима только к контактным организациям (но не к контактным лицам).
Существует два способа поиска дубликатов. Можно:
использовать автоматический поиск дубликатов программой каждый раз при создании контактов. Для этого следует установить флажок в поле «Автопоиск дубликатов» в окне «Управл. отношениями - настройка»;
искать дубликаты вручную. В этом случае следует делать это периодически, например, после ввода нового контакта.
При поиске дубликатов программа использует строки поиска. Строки поиска настраиваются в окне «Настройка дубликатов», объединяя первое и последнее свойства любых из следующих полей в таблице контактов: «Название», «Название 2», «Адрес», «Адрес 2», «Индекс», «Город», «Телефон» и «НДС».
Каждый раз при осуществлении поиска дубликатов (или каждый раз при создании контактной организации) программа сравнивает строки поиска нового контакта со строками поиска других контактов. Если процент идентичных строк равен или превосходит процент совпадений, определенный в окне «Управл. отношениями - настройка», программа считает этот контакт дубликатом.
В окне «Настройка дубликатов» можно установить следующие строки поиска:
|
Поле |
Часть поля |
Длина |
|
Название |
Первый |
5 |
|
Название |
Последний |
5 |
|
Адрес 1 |
Первый |
5 |
|
Адрес 1 |
Последний |
5 |
|
Город |
Первый |
5 |
|
Город |
Последний |
5 |
|
Индекс |
Первый |
5 |
|
Индекс |
Последний |
5 |
|
НДС |
Первый |
5 |
|
НДС |
Последний |
5 |
Для контакта, содержащего следующую информацию:
Юнайтед Фёнишинг Лтд.
Лондон Роуд
Лондон SW39GY
НДС: 123456789
программа создаст следующие строки поиска:
ЮНАЙТ; СЛДТ;45ЛИН;НРОУД;ЛОНДО;ОНДОН;SW39GY;W39GY;12345;45678
Если был установлен процент совпадений 60%, то когда шесть или более из этих десяти строк идентичны строкам другого контакта, программа считает эти два контакта дубликатами.
Программа хранит список найденных дубликатов в окне «Контакт - дубликаты». В этом окне можно указать, что эти два контакта являются двумя отдельными контактами. Если эти два контакта являются на самом деле дубликатами, следует удалить один из них, удалив карточку контакта дубликата.
Создание контактной организации