Модуль Управление Отношениями позволяет искать дубликаты контакта. Функция поиска контактов-дубликатов применима только к контактным фирмам (но не к контактным лицам).
Существует два способа поиска дубликатов. Можно:
использовать автоматический поиск дубликатов программой каждый раз при создании контактов. Для этого следует установить флажок в поле Автопоиск Дубликатов в окне Управл. Отношениями Настройка.
искать дубликаты вручную. В этом случае следует делать это периодически, например, после ввода нового контакта.
При поиске дубликатов программа использует строки поиска. Строки поиска настраиваются в окне Настройка Дубликатов, объединяя первое и последнее свойства любых из следующих полей в таблице контактов: Название, Название 2, Адрес, Адрес 2, Почтовый индекс, Город, Телефон и ИНН.
Каждый раз при осуществлении поиска дубликатов (или каждый раз при создании контактной фирмы), программа сравнивает строки поиска нового контакта со строками поиска других контактов. Если процент идентичных строк равен или превосходит процент совпадений, определенный в окне Управл. Отношениями Настройка, программа считает этот контакт дубликатом.
В окне Настройка Дубликата можно установить следующие строки поиска:
|
Поле |
Часть Поля |
Длина |
|
Название |
Первые |
5 |
|
Название |
Последние |
5 |
|
Адрес 1 |
Первые |
5 |
|
Адрес 1 |
Последние |
5 |
|
Город |
Первые |
5 |
|
Город |
Последние |
5 |
|
Почтовый индекс |
Первые |
5 |
|
Почтовый индекс |
Последние |
5 |
|
ИНН |
Первые |
5 |
|
ИНН |
Последние |
5 |
Для контакта, содержащего следующую информацию:
Юнайтед Фёнишинг Лтд.
Лондон Роуд
Лондон SW39GY
ИНН: 123456789
программа создаст следующие строки поиска:
ЮНАЙТ; СЛДТ;45ЛИН;НРОУД;ЛОНДО;ОНДОН;SW39GY;W39GY;12345;45678
Если был установлен процент совпадений 60%, то когда шесть или более из этих десяти строк идентичны строкам другого контакта, программа считает эти два контакта дубликатами.
Программа хранит список найденных дубликатов в окне Контакт Дубликаты. В этом окне можно указать, что эти два контакта являются двумя отдельными контактами. Если эти два контакта являются на самом деле дубликатами, следует удалить один из них, удалив карточку контакта дубликата.