Настройка общих для приложения функций Ввод информации об организации >> Создание серии номеров >> Настройка стандартных текстовых кодов >> Настройка синхронизации Outlook >> Определение рабочего процесса утверждения >> Настройка центров ответственности >> Настройка интерактивной карты >> Настройка базового календаря |
Благодаря системе утверждения документов покупки и продажи можно подать документ, как правило, заказ на покупку или продажу, на утверждение в соответствии с предопределенной иерархией отвечающих за утверждение менеджеров с заданными лимитами утверждаемых сумм.
Утверждение обычно настраивается совместно с главным бухгалтером, отвечающим за утверждение документов для менеджеров, или другим лицом, выполняющим в организации аналогичную ключевую роль. Главный бухгалтер или другое ключевое лицо, отвечающее за принятие решений, определяет допустимость утверждения документа и расположение пользователей в иерархии утверждения.
Кроме менеджера, ответственного за определение иерархии утверждения, необходимо назначить администратора утверждения, который будет обслуживать систему утверждения и сможет выполнять следующие действия:
• иметь наибольшие среди всех пользователей права;
• добавлять новых пользователей;
• задавать заместителей пользователей;
• подключать новые документы для утверждения;
• просматривать документы, ожидающие утверждения, от всех пользователей.
Использование шаблонов позволяет выбирать типы документов покупки или продажи, включаемые в процесс утверждения. Для этой цели предусмотрен стандартный набор шаблонов как для документов покупки, так и для документов продажи.
Если для определенного документа требуются два различных рецензента, можно задать дополнительных утверждающих лиц. Например, в небольшой организации, в которой менеджер или владелец должны утверждать все лично, их можно задать в качестве дополнительных утверждающих лиц.
Система уведомлений отправляет пользователям и утверждающим лицам уведомления по электронной почте касательно документов, подлежащих утверждению. Кроме того, администратор может отправлять уведомления о просрочке, чтобы напомнить всем утверждающим лицам о необходимости утверждения документов.
На время отсутствия основного утверждающего лица на рабочем месте можно назначить для него заместителя, чтобы избежать задержек в процессе. Поскольку за обслуживание системы утверждения документов отвечает администратор, добавление заместителей утверждающих лиц и обеспечение делегирования заместителям уведомлений об ожидании входит в его компетенцию.
За некоторыми исключениями, общие принципы и рабочий процесс для документов покупки и продажи аналогичны.
В следующей таблице приводится последовательность задач со ссылками на разделы, в которых они описываются. Данные задачи перечислены в том порядке, в котором они обычно выполняются.
Задача |
Раздел |
Определение таких настроек, как администратор системы утверждения, крайние сроки утверждения и необходимость добавления сведений об отклонении документов в заметки с комментариями. |
|
Настройка пользователей, участвующих в процессе утверждения. |
|
Настройка максимальных денежных сумм, которые может утвердить пользователь. |
|
Выбор типа документа, который необходимо включить в процесс утверждения. |
|
Определение событий (утверждение, отклонение, отмена или делегирование), которые должны инициировать отправку сообщения электронной почты для уведомления утверждающих лиц о том, что документ ожидает их утверждения. |
|
Настройка SMTP-сервера для отправки уведомлений по электронной почте. |
|
Делегирование задачи утверждения заместителю утверждающего лица. |
|
Назначение дополнительных утверждающих лиц. |
Работа со средствами утверждения документов
Пошаговое руководство. Утверждение документов