Настройка общих для приложения функций

Ввод информации об организации >> Создание серии номеров >> Настройка стандартных текстовых кодов >> Настройка синхронизации Outlook >> Определение рабочего процесса утверждения >> Настройка центров ответственности >> Настройка интерактивной карты >> Настройка базового календаря

Определение рабочего процесса утверждения

Благодаря системе утверждения документов покупки и продажи можно подать документ, как правило, заказ на покупку или продажу, на утверждение в соответствии с предопределенной иерархией отвечающих за утверждение менеджеров с заданными лимитами утверждаемых сумм.

Утверждение обычно настраивается совместно с главным бухгалтером, отвечающим за утверждение документов для менеджеров, или другим лицом, выполняющим в организации аналогичную ключевую роль. Главный бухгалтер или другое ключевое лицо, отвечающее за принятие решений, определяет допустимость утверждения документа и расположение пользователей в иерархии утверждения.

Кроме менеджера, ответственного за определение иерархии утверждения, необходимо назначить администратора утверждения, который будет обслуживать систему утверждения и сможет выполнять следующие действия:

• иметь наибольшие среди всех пользователей права;

• добавлять новых пользователей;

• задавать заместителей пользователей;

• подключать новые документы для утверждения;

• просматривать документы, ожидающие утверждения, от всех пользователей.

Шаблоны

Использование шаблонов позволяет выбирать типы документов покупки или продажи, включаемые в процесс утверждения. Для этой цели предусмотрен стандартный набор шаблонов как для документов покупки, так и для документов продажи.

Если для определенного документа требуются два различных рецензента, можно задать дополнительных утверждающих лиц. Например, в небольшой организации, в которой менеджер или владелец должны утверждать все лично, их можно задать в качестве дополнительных утверждающих лиц.

Уведомление

Система уведомлений отправляет пользователям и утверждающим лицам уведомления по электронной почте касательно документов, подлежащих утверждению. Кроме того, администратор может отправлять уведомления о просрочке, чтобы напомнить всем утверждающим лицам о необходимости утверждения документов.

Делегирование утверждения

На время отсутствия основного утверждающего лица на рабочем месте можно назначить для него заместителя, чтобы избежать задержек в процессе. Поскольку за обслуживание системы утверждения документов отвечает администратор, добавление заместителей утверждающих лиц и обеспечение делегирования заместителям уведомлений об ожидании входит в его компетенцию.

За некоторыми исключениями, общие принципы и рабочий процесс для документов покупки и продажи аналогичны.

В следующей таблице приводится последовательность задач со ссылками на разделы, в которых они описываются. Данные задачи перечислены в том порядке, в котором они обычно выполняются.

Задача

Раздел

Определение таких настроек, как администратор системы утверждения, крайние сроки утверждения и необходимость добавления сведений об отклонении документов в заметки с комментариями.

Настройка администрирования утверждения

Настройка пользователей, участвующих в процессе утверждения.

Настройка пользователей и утверждающих лиц

Настройка максимальных денежных сумм, которые может утвердить пользователь.

Настройка лимитов сумм

Выбор типа документа, который необходимо включить в процесс утверждения.

Настройка вставок в документах

Определение событий (утверждение, отклонение, отмена или делегирование), которые должны инициировать отправку сообщения электронной почты для уведомления утверждающих лиц о том, что документ ожидает их утверждения.

Настройка уведомлений по электронной почте

Настройка SMTP-сервера для отправки уведомлений по электронной почте.

Настройка уведомлений по электронной почте (SMTP)

Делегирование задачи утверждения заместителю утверждающего лица.

Настройка заместителей утверждающих лиц

Назначение дополнительных утверждающих лиц.

Настройка дополнительных утверждающих лиц

Дополнительная информация

Работа со средствами утверждения документов

Пошаговое руководство. Утверждение документов


© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2009. Все права защищены.