Функциональность учета сервиса позволяет эффективно обрабатывать документы и вести политику успешного обслуживания клиентов. Благодаря данной функции программой могут создаваться и обновляться учтенные документы, создаваться операции в книгах учета, как в области «Сервис», так и в других модулях, что позволяет гарантировать правильное обновление данных.
Чтобы начать учет, последовательно щелкните «Действия», «Учет», и снова «Учет» или «Действия», «Учет», «Учет и печать». Если выбран последний способ, одновременно с выполнением учета будет напечатан отчет. Кроме того, можно выбрать функцию пакетного учета, которая позволяет выполнять учет нескольких сервисных заказов одновременно. Сервисный заказ можно учесть, выбрав один из следующих параметров: «Отгрузить», «Отгрузить и потребить», «Выставить счет», «Отгрузить и выставить счет». При использовании каждого из этих параметров обеспечивается создание необходимых учтенных документов и обновление соответствующих полей в окне «Сервисный заказ», наряду с созданием соответствующих книг операций, используемых программой.
Этот параметр позволяет зарегистрировать в программе соответствующие товары и значения времени, введенные в строках сервисного заказа, после завершения обслуживания. Программой создается учтенная расходная накладная и обновляется модуль «Наличие», а также другие модули Microsoft Dynamics NAV, чтобы отразить факт расхода товаров со склада и их отправки клиенту. В частности, программой создаются операции книги товаров, операции книги стоимости, операции книги сервиса и операции книги гарантии.
Данный параметр необходимо использовать, чтобы выставить клиенту счет за сервис. Обычно имеется разница между отгруженным количеством, зарегистрированным функцией «Учет отгрузки», и использованным количеством, зарегистрированным функцией «Учет использования», то есть предмет для выставления счета. Нельзя выставить счет без оформления отгрузки. При выполнении функции «Учет счета» программой создается учтенный сервисный счет и обновляются ранее учтенные документы, чтобы предотвратить возникновение в них расхождений с количествами, указанными в выставленном счете. Как и в других процедурах учета, программой создаются соответствующие операции в книгах, включая ГК операции.
Этот параметр позволяет одновременно зарегистрировать сервисную расходную накладную и выставить счет.
При помощи этого параметра можно выполнить регистрацию и учет товаров, себестоимости или времени, которые были использованы для обслуживания, но не могут быть включены в счета, выставляемые клиенту. Программой не выставляется счет, но обеспечивается возможность одновременно зарегистрировать сервисную расходную накладную и использование для обслуживания, чтобы отразить факт того, что некоторые товары и/или время использования ресурсов были предоставлены клиенту бесплатно. Также создаются соответствующие операции в книгах для регистрации использования.
Процедуры учета сервиса позволяют выполнять частичный учет. Можно создать частичную отгрузку или частичный счет, заполнив перед учетом поля Кол-во для отгрузки и/или Кол-во для выставления счета в отдельных строках сервиса сервисных заказов. Следует обратить внимание на то, что невозможно создать счет без регистрации отгрузки. То есть до выставления счета необходимо зарегистрировать отгрузку, или при выставлении счета следует выбрать параметр, позволяющий одновременно произвести отгрузку и выставить счет.
После завершения учета появится возможность просмотра учтенных сервисных документов в соответствующих окнах («Учтенная сервисная расходная накладная» и «Учтенный сервисный счет»). Созданные учтенные операции можно просматривать в различных окнах, содержащих учтенные операции («Операции ГК», «Операции книги товаров», «Складские операции», «Сервис - книга операций», «Работы - книга операций», «Гарантия - книга операций», и т.д.).