Microsoft Dynamics NAV позволяет отслеживать все покупки с момента создания предложения до момента получения окончательного заказа. После настройки счета при совершении покупки складское наличие товара будет автоматически обновляться.
Все таблицы связаны между собой и информация в полях копируется из одного места программы в другое, так что информацию необходимо вводить только один раз. Кроме того, в каждом окне, как в верхней части, так и в строках, информацию при необходимости можно изменить.
Верхняя часть окна покупки образует основу для транзакций покупки и для их регистрации. При создании предложения, счета, заказа, контракта или кредит-ноты используется та же информация, хотя она отображается в разных окнах.
Все документы, относящиеся к модулю «Покупки и кредитор. задолж.», состоят из верхней части окна (заголовка) покупки и ряда строк.
Заголовок покупки содержит всю соответствующую информацию о поставщиках и получателях оплаты, такую как имя, адрес, номер документа и дата. Он содержит четыре экспресс-вкладки: «Общее», «Счет», «Отгрузка» и «Внешняя торговля». Эти экспресс-вкладки содержат информацию о поставщиках, получателях оплаты, отгрузках и валюте. Большую часть этой информации программа подставляет автоматически из таблицы «Поставщик» при условии, что поля «Код поставщика» и «Код получателя оплаты» заполнены.
Строки покупки содержат информацию о товарах, которые должны быть приобретены (например, номер товара, количество и стоимость). Суммы в строках покупки выражены в валюте источника, если название поля не указывает на то, что сумма выражена в местной валюте (в рублях). Валюта источника — это валюта, код которой представлен в заголовке покупки.
Заголовок покупки связан с таблицей «Поставщики», откуда программа берет основную часть информации о поставщике. Строки покупки связаны с таблицами товаров или счетов ГК — программа автоматически извлекает основную часть информации для строк из этих двух таблиц. Программа копирует информацию, так что нет необходимости вводить ее вручную, однако информацию в заголовке или в строке в случае необходимости можно изменить.
Для того, чтобы создать новый заказ, следует заполнить поля заголовка покупки и затем настроить ее строки. Программа автоматически скопирует нужную информацию из заголовка в строки покупки.
После заполнения заголовка покупки и связанных с ним строки покупки в предложении или общем заказе заполнены, можно создать заказ, щелкнув «Действия», «Сделать заказ».
После того, как заголовок покупки и связанные с ним строки покупки в заказе, счете или кредит-ноте заполнены, производится учет заказа для создания приходной накладной, счета, расходных накладных возврата или кредит-ноты.
При удалении заголовка покупки номер из соответствующей серии номеров также будет удален.