Путем утверждения документов клиенты могут определять лимиты, например лимит на покупку, запросы и кредитные лимиты, или требования к утверждению менеджером. Каждому пользователю назначается утверждающее лицо, которое может утверждать для него документы. После отправки документа на утверждение в Microsoft Dynamics NAV 2009 можно воспользоваться электронной почтой по протоколу SMTP для уведомления утверждающих лиц о том, что документ ожидает утверждения. При получении документа утверждающие могут утвердить его, отклонить или делегировать его утверждение. При делегировании право на утверждение передается другому предопределенному заместителю утверждающего лица. Делегировать полномочия заместителю утверждающего лица могут также администраторы, если первоначальное утверждающее лицо отсутствует в офисе.

В общих чертах функция утверждения документов гарантирует следующее:

документы утверждаются самым квалифицированным утверждающим лицом;
число ошибок, ведущих к серьезным последствиям, сведено к минимуму;
клиенты могут рассчитывать на соблюдение официальной процедуры утверждения;
в процедуре утверждения исключено наличие узких мест.

Об этом пошаговом руководстве

В этом пошаговом руководстве демонстрируется базовая процедура утверждения. Эта процедура относительно несложна и проста в настройке. В следующем списке перечислены задачи, которые необходимо выполнить для прохождения данного пошагового руководства:

отправка документа на утверждение и получение в ответ утверждения;
отклонение документа и добавление комментария с объяснением.

Роли

В этом пошаговом руководстве описаны задачи, которые обычно выполняются пользователями со следующими ролями:

обработчик заказов на продажу;
главный менеджер;
начальник производства;
начальник отдела снабжения.

Чтобы упростить настройки для данного пошагового руководства, в нем будут задействованы не все четверо перечисленных здесь пользователей, а только двое. В процедурах они будут именоваться «пользователь 1» и «пользователь 2».

Необходимые условия

Перед выполнением шагов этого пошагового руководства необходимо выполнить следующие действия.

Установить демонстрационную базу данных «CRONUS Россия ЗАО».
Настроить двух пользователей, у которых есть право на работу в базе данных «CRONUS Россия ЗАО». Дополнительные сведения см. в разделе Практическое руководство. Добавление пользователей в справке по установке и настройке.

Выполните шаги, описанные в пошаговом руководстве Настройка утверждения документов, которое содержится в документации для разработчиков и ИТ-специалистов по Microsoft Dynamics NAV 2009 на веб-сайте MSDN. В пошаговом руководстве по настройке описывается процедура настройки запросов на утверждение для двух пользователей, созданных на предыдущем шаге, и присвоение им следующих данных.

Настройки утверждения	Пользователь 1	Пользователь 2
Код пользователя	Укажите код пользователя, назначенный этому пользователю.	Укажите код пользователя, назначенный этому пользователю.
Код менеджера	Пользователь 2
Код утверждающего	Пользователь 2
Лимит утверждения суммы продаж	5000	Установите флажок Без ограничений.
Лимит утверждения суммы покупки	5000	Установите флажок Без ограничений.
Лимит утверждения суммы запроса покупки	5000	Установите флажок Без ограничений.
Электронная почта	Адрес электронной почты пользователя 1	Адрес электронной почты пользователя 2

Создайте образец данных, выполнив шаги из раздела «Настройка образца данных» этого пошагового руководства.
Сохраните образец документа Microsoft Office Word на рабочем столе или в любом другом доступном расположении. Этот документ будет использоваться для демонстрации перехода по ссылкам из записей и не обязательно должен содержать какие-либо конкретные сведения.

Сюжет

Обработчик заказов на продажу постоянно пользуется утверждением документов для подтверждения информации, важной для продавца и заказов, которые могут превышать его лимит. В первом сценарии обработчик заказов создает заказ на продажу, для которого требуется утверждение менеджером и утверждение по лимиту. Он отправляет заказ главному менеджеру в CRONUS на утверждение, а затем менеджер проверяет и утверждает запрос.

Во втором сценарии утверждения агент по закупкам договаривается о покупке с поставщиком «Технология Деревообработки». В процессе переговоров он получает 5%-ую скидку. Он создает предложение по покупке и с помощью функции «Ссылки на записи» вкладывает документ, содержащий предложение, поступившее от поставщика. Затем документ отправляется менеджеру на утверждение. Менеджер проверяет предложение, решает, что организация CRONUS должна договориться о большей скидке, и отклоняет предложение. Менеджер добавляет комментарий к отклоненному запросу на утверждение, который проверяет менеджер по закупкам. Затем менеджер по закупкам может повторно обсудить сделку с организацией «Технология Деревообработки» на основе сведений, полученных от своего менеджера.

Настройка образца данных

Выполнение простого утверждения

Обработчик заказов на продажу получает от организации «Группа "Кэннон"» заказ на 10 столовых столов. Он создает заказ на продажу, требующий утверждения менеджером, а также утверждения по лимиту. Он отправляет документ на утверждение. Менеджер проверяет, а затем утверждает заказ на продажу.

Процедура создания заказа на продажу и отправка заказа на утверждение

Войдите от имени пользователя 1.
Щелкните Заказы на продажу.
Нажмите кнопку Создать, чтобы создать новый заказ, а затем введите следующие сведения:
- Код клиента: 10000;
- Тип: Товар;
- Товар: 1896-П;
- Кол-во: 10.
Нажмите кнопку Учет, а затем щелкните Учет.
Отобразится диалоговое окно с сообщением о том, что для учета документ должен быть утвержден и выпущен. Нажмите кнопку ОК.

В меню Действия выберите Функции, а затем — Отправить запрос на утверждение.

Запрос отправлен.

Примечание
В этом пошаговом руководстве не демонстрируется открытие сообщения электронной почты с уведомлением об утверждении документа. В полученном электронном сообщении с уведомлением об утверждении содержится ссылка на окно Операции утверждения. В данном пошаговом руководстве окно Операции утверждения нужно будет открыть вручную из Microsoft Dynamics NAV.

Примечание

В этом пошаговом руководстве не демонстрируется открытие сообщения электронной почты с уведомлением об утверждении документа. В полученном электронном сообщении с уведомлением об утверждении содержится ссылка на окно Операции утверждения. В данном пошаговом руководстве окно Операции утверждения нужно будет открыть вручную из Microsoft Dynamics NAV.

Процедура утверждения запроса и просмотра утверждения

Войдите от имени пользователя 2.
Нажмите кнопку Подразделения, щелкните Продажи и маркетинг, разверните раздел Обработка заказов, а затем щелкните Операции утверждения.

Откроется окно Операции утверждения и отобразится заказ на продажу, созданный пользователем 1.
Убедитесь, что заказ выбран, а затем нажмите кнопку Утвердить.
Снова войдите от имени пользователя 1.
Нажмите кнопку Подразделения, щелкните Продажи и маркетинг, разверните раздел Обработка заказов, а затем щелкните Операции запросов утверждения.

Заказ на продажу отобразится со значением Утверждено в поле Статус.

Создание предложения по покупке и запрос утверждения

Отклонение запросов на утверждение

Менеджер по закупкам получает запрос от агента по закупкам, проверяет вложенный в предложение по покупке документ, а затем отклоняет запрос, добавив комментарий для объяснения своего решения.

Процедура проверки запроса на утверждение

Войдите от имени пользователя 2.
Нажмите кнопку Подразделения, щелкните Покупка, а затем — Обработка заказов.
Щелкните Операции утверждения.

Отобразится запрос на утверждение для предложения по покупке.
Щелкните Документ.

Откроется предложение по покупке.
В меню Действия щелкните Ссылки, чтобы открыть окно Ссылки.

Если в документ было добавлено важное содержимое, его можно открыть.
Закройте окно Ссылки.

Процедура отклонения запроса на утверждение

Щелкните Отклонить.

Окно Утверждение - комментарии откроется автоматически, поскольку в настройках указано, что оно должно открываться при отклонении запроса на утверждение.
Введите такой комментарий: Попытайтесь получить скидку в размере 10 %. Закройте окно Утверждение - комментарии.

Запрос на утверждение отклонен.
Войдите от имени пользователя 1, а затем откройте окно Операции запросов утверждения.

Как можно увидеть, в поле Статус запроса на утверждение указано значение Отклонено, а в поле Комментарий содержится значение Да.
В меню Связанные сведения последовательно выберите пункты Показать и Комментарий, чтобы открыть окно Утверждение - комментарии.

Отобразится комментарий пользователя 2, в котором он рекомендует попытаться получить большую скидку. Таким образом пользователь 1 узнает о необходимости повторного обсуждения предложения с организацией «Технология Деревообработки».

Утверждение и отклонение запроса на утверждение выполнено.