Предоплаты — это платежи, по которым выставлены счета и которые учитываются в заказах на покупку или продажу с предоплатой перед выставлением окончательного счета. Например, можно потребовать задаток перед производством товара по заказу или платеж перед отгрузкой товаров клиенту. Функциональные возможности в Microsoft Dynamics NAV для предоплаты помогают выставлять счета и собирать задатки, которые требуются от клиентов, или направлять задатки поставщикам. Благодаря этому можно учесть все платежи по счету.
Требования по предоплате можно определить для клиента или поставщика, для всех или некоторых товаров. После завершения необходимой настройки можно создать счета на предоплату на основе заказов на продажу и покупку на рассчитанную суму предоплаты. При необходимости можно изменить сумму, заданную в счете по умолчанию, и отправить дополнительные счета на предоплату, например в случае добавления в заказ дополнительных товаров.
Об этом пошаговом руководстве
В этом пошаговом руководстве описана поэтапная реализация следующих сценариев:
-
настройка предоплаты;
-
создание заказа, требующего предоплаты;
-
создание счета на предоплату;
-
исправление требований по предоплате для заказа;
-
применение предоплаты к заказу;
-
выставление счета на окончательную сумму по заказу с предоплатой.
Роли
В этом пошаговом руководстве описываются задачи для следующих ролей:
-
главный бухгалтер (Фаина);
-
обработчик заказов (Светлана);
-
администратор дебиторской задолженности (Артем).
Сюжет
Фаина — главный бухгалтер; она принимает решения относительно того, кто из клиентов должен платить задаток перед началом производства или отгрузки товара. Фаина настраивает Microsoft Dynamics NAV для автоматического вычисления предоплаты.
Светлана — обработчик заказов. Когда клиенты звонят, чтобы сделать заказ, она вводит его в систему в процессе разговора с клиентом по телефону. Таким образом она может проверить цены и условия платежа непосредственно с клиентом и внести корректировки в заказ в процессе обсуждения условий.
Артем работает в отделе дебиторской задолженности, в котором он занимается учетом счетов и платежей.
В этом сценарии Фаина настраивает требования по предоплате для клиента «Нефтераз», исходя из его кредитной истории, и дает Светлане указания относительно обработки его заказов.
Когда звонит клиент, Светлана обсуждает с ним условия, пока не будет достигнута договоренность — система позволяет ей вычислить предоплату множеством различных способов.
После того, как Светлана отправляет счет на предоплату, клиент заказывает дополнительный товар, и Светлана создает второй счет на предоплату.
Артем регистрирует платеж клиента и применяет его к счетам, а затем отправляет окончательный счет.
Настройка предоплаты
Фаина, главный бухгалтер, настраивает систему для обработки предоплаты для клиентов.
-
Фаина решает, что для предоплаты будет использоваться та же серия номеров, что и для выставления счетов продажи.
-
Фаина указывает, что программа должна проверять обязательность предоплаты перед выставлением окончательного счета по заказу.
-
Фаина задает значения по умолчанию для обязательного процента предоплаты для определенных товаров и клиентов.
В следующих процедурах описано выполнение задач Фаины.
Процедура настройки серии номеров для предоплаты
-
Нажмите кнопку Подразделения, а затем щелкните Продажи и маркетинг.
-
На странице Продажи и маркетинг щелкните Администрирование, а затем — Настройка модуля продаж.
-
В окне Настройка модуля продаж раскройте экспресс-вкладку Нумерация.
-
Убедитесь, что серия номеров для учтенных счетов на предоплату (в поле Серия номеров учт. счетов предопл.) совпадает с серией номеров для учтенных счетов продажи (Серия номеров учт. счетов), а серия номеров учтенных кредит-нот предоплаты (Серия номеров учт. кр.-нот предопл.) совпадает с серией номеров для учтенных кредит-нот (Серия номеров учт. кредит-нот).
Процедура блокирования отгрузок при отсутствии предоплаты
-
В окне Настройка модуля продаж на экспресс-вкладке Общее выберите поле Проверять предоплату при учете.
Если поле Проверять предоплату при учете выбрано, программа не позволяет выполнять отгрузку или выставлять счета по заказу с невнесенной предоплатой.
-
Закройте окно Настройка модуля продаж.
Фаина требует, чтобы клиенту 20000 по умолчанию счета выставлялись при 30%-ом первом взносе по всем заказам. Поэтому она введет процент предоплаты по умолчанию в карточке клиента.
Фаина требует, чтобы всем клиентам при покупке товара 1100 выставлялся счет на предоплату в размере 20 %. У клиента 20000 плохая кредитная история, поэтому для этого клиента она требует 40 % предоплаты по товару 1100. В следующем примере демонстрируется настройка процентов предоплаты по умолчанию.
Процедура назначения процента предоплаты по умолчанию клиентам и товарам
-
Чтобы открыть карточку клиента, в меню Подразделения выберите Продажи и маркетинг, а затем — Обработка заказов.
-
На странице Обработка заказов щелкните Клиенты.
-
Дважды щелкните строку с клиентом 20000 («Нефтераз»).
-
В карточке клиента 20000 раскройте экспресс-вкладку Счет.
-
В поле Предоплата (%) введите 30.
-
Закройте карточку клиента.
-
Чтобы открыть карточку товара, в меню Подразделения выберите Продажи и маркетинг, а затем — Запасы и цены.
-
На странице Запасы и цены щелкните Товары.
-
Дважды щелкните строку с товаром 1100.
-
В карточке товара щелкните Связанные сведения и последовательно выберите Продажи, Проценты предоплаты.
-
Заполните две строки в окне Проценты предоплаты при продаже, как указано ниже.
Тип продажи Код продажи Код товара Предоплата (%) Клиент
20000
1100
40
Все клиенты
1100
20
-
Закройте все окна.
Создание заказа, требующего
предоплаты
В следующем сценарии Светлана, обработчик заказов, создает заказ во время разговора с клиентом. Для заказанных клиентом товаров требуется предоплата, а у клиента в прошлом были просроченные платежи, поэтому Светлана получила указания потребовать в качестве предоплаты по заказу фиксированную сумму в размере 2 000.
Клиент просит разрешить ему оплатить 35 %, с чем Светлана вполне может согласиться, и, как следствие, она меняет заказ соответствующим образом.
Светлана создает счет на предоплату и отправляет его клиенту.
Процедура создания заказа на продажу с предоплатой
-
Чтобы создать новый заказ на продажу, в меню Подразделения выберите Продажи и маркетинг, а затем — Обработка заказов.
-
На странице Обработка заказов щелкните Заказы на продажу.
-
На странице Заказы на продажу нажмите кнопку Создать.
-
В новом заказе на продажу нажмите клавишу ВВОД, и программа автоматически присвоит заказу его номер.
-
В поле Код клиента выберите 20000.
-
Примите отобразившееся предупреждение о просроченной задолженности.
После нажатия клавиши ВВОД в поле Код клиента многие поля в заказе на продажу будут заполнены автоматически.
-
Заполните две строки продаж следующими сведениями.
Тип Номер Кол-во Товар
1000
1
Товар
1100
1
По умолчанию поле предоплаты в строке продаж скрыто, поэтому необходимо включить его отображение.
-
На экспресс-вкладке Строки щелкните значок Действия
, а
затем — Выбрать столбцы. -
Добавьте следующие поля: Предоплата (%), Сумма в строке предоплаты без НДС и Сумм. предопл. для выст. счета без НДС.
-
Нажмите кнопку ОК, а затем нажмите клавишу F5, чтобы обновить окно Заказ на продажу.
-
Убедитесь, что поле Предоплата (%) в строке с товаром 1000 содержит значение 30. Это значение по умолчанию было взято из заголовка продажи, который был заполнен на основе карточки клиента.
Поле Предоплата (%) в строке с товаром 1100 содержит значение 40. Это процент, введенный в окне Проценты предоплаты при продаже для товара 1100 и клиента 20000.
ПримечаниеДля каждой строки продажи программа ищет процент предоплаты в следующем заказе и применяет первое найденное значение по умолчанию.
1. Процент предоплаты для товара в строке и клиента, которому предназначен этот заказ.
2. Процент предоплаты для товара в строке и ценовой группы, к которой принадлежит клиент.
3. Процент предоплаты для товара в строке для всех клиентов.
4. Процент предоплаты в заголовке продажи или покупки.
Иными словами, процент предоплаты в карточке клиента будет применяться, только если процент предоплаты для товара не задан.
Однако если изменить содержимое поля Предоплата (%) в заголовке продаж или покупки после создания строк, процент предоплаты будет обновлен во всех строках. Это упрощает создание заказа с фиксированным процентом предоплаты, независимо от процента, заданного для товаров.
-
Щелкните Связанные сведения и выберите Заказ, а затем — Статистика.
-
Разверните экспресс-вкладку Предоплата.
В поле Сумма в строке предоплаты без НДС содержится значение 1 560. Если сейчас создать счет на предоплату по заказу, в счете отобразится именно эта сумма.
В этом сценарии Светлана получила указание предложить общую предоплату по заказу в размере 2 000.
-
Измените сумму в поле Сумма в строке предоплаты без НДС на 2000 и закройте окно.
-
Проверьте поле Предоплата (%) в строках продажи. Значение этого поля было пересчитано и теперь оно равно 40,81625.
Пересчет выполняется для всех строк, у которых процент предоплаты больше 0.
Теперь клиент спрашивает, нельзя ли установить процент предоплаты на уровне 35 %. Контролер Светланы утверждает изменение, поэтому далее следует выполнить перечисленные ниже действия.
-
В окне «Заказ на продажу» разверните экспресс-вкладку Предоплата.
-
В поле Предоплата (%) введите 35.
-
В отобразившемся окне предупреждения нажмите кнопку Да и предоплата в размере 35 % будет применена ко всему заказу.
-
Нажмите клавишу F5, а затем убедитесь, что строки обновились.
Создание счета на предоплату
После ввода правильных значений для предоплаты по заказу Светлана создает счет на предоплату и отправляет его клиенту.
Процедура создания счета на предоплату
-
В заказе на продажу щелкните Действия и последовательно выберите Учет, Предоплата, а затем — Учет счета на предоплату.
| Примечание |
|---|
|
Светлана выберет Учет и печать счета на предоплату и отправит клиенту счет по почте. |
Создание дополнительного счета на
предоплату
На следующий день клиент звонит Светлане и вносит изменения в заказ. Он хотел бы получить две единицы товара 1100. Светлана открывает заказ повторно и обновляет в нем данные, а затем создает второй счет на предоплату по заказу и отправляет его клиенту.
Процедура создания дополнительного счета на предоплату
-
В заказе на продажу щелкните Действия, выберите Функции, а затем — Открыть.
-
В строке для товара 1100 введите в поле Кол-во значение 2.
Перейдите к полям предоплаты. Обратите внимание, что в поле Сумма в строке предоплаты без НДС теперь содержится значение 630, в то время как в поле Сумм. предопл. для выст. счета без НДС содержится значение 315. Это свидетельствует о наличии дополнительной суммы предоплаты, на которую еще не был выставлен счет.
-
Чтобы учесть счет на дополнительную сумму предоплаты, щелкните Действия и последовательно выберите Учет, Предоплата, а затем — Учет счета на предоплату.
Применение предоплаты
Клиент оплачивает сумму предоплаты, и Артем, работающий в бухгалтерии, регистрирует платеж и применяет его к счетам на предоплату.
Процедура применения платежа к счетам на предоплату
-
В меню Подразделения щелкните Финансовый менеджмент, а затем — Денежные средства.
-
На странице Денежные средства щелкните Журналы кассовых поступлений.
-
Заполните строку журнала продаж следующими сведениями.
Имя поля Ввод Тип документа
Платеж
Тип счета
Клиент
Номер счета
20000
-
Щелкните Применить операции.
-
В окне Применение операций клиента выберите первый счет на предоплату, щелкните Связанные сведения и последовательно выберите Применение, Установить код применения, а затем повторите эту процедуру для второй предоплаты.
-
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно.
Теперь в поле суммы подставлено значение, равное общей сумме двух счетов на предоплату.
-
Выполните учет журнала.
Выставление счета на сумму
остатка
Артему сообщили, что заказанные товары отгружены и заказ готов для выставления счета. Теперь ему нужно создать счет для заказа.
Процедура выставления счета на сумму остатка
-
Откройте заказ на продажу.
-
Щелкните Учет, а затем выберите Отгрузить и выставить счет. Нажмите кнопку ОК.
| Примечание |
|---|
|
Обычно отгрузку учитывает отдел отгрузки продукции. |
Заключение
В этом пошаговом руководстве была описана поэтапная настройка Microsoft Dynamics NAV для обработки предоплаты. Была рассмотрена процедура настройки процентов предоплаты по умолчанию для клиентов и товаров и продемонстрирована возможность использования нескольких методов для вычисления предоплаты по заказу. Также была рассмотрена процедура назначения заказу одной общей суммы предоплаты и вычисление суммы предоплаты как процента от общей суммы заказа.
Можно было попрактиковаться в учете счета на предоплату, создании второго счета на предоплату при изменении заказа и учете окончательного счета на оставшуюся сумму.
Функциональные возможности для предоплаты в Microsoft Dynamics NAV упрощают настройку и обеспечивают выполнение правил в отношении предоплаты для клиентов и товаров, а также позволят учитывать все платежи по счету.
См. также
© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2009. Все права защищены.