Настроив синхронизацию Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Outlook, можно обеспечить совместное использование членами команды сведений о встречах, задачах и контактах и обновление этих сведений в обоих продуктах. Например, менеджер, работающий на выезде, может создать новую встречу в календаре своей организации с помощью Outlook, после чего руководитель этого менеджера, находящийся в центральном офисе, может просмотреть эту задачу в Microsoft Dynamics NAV.

Платформа для синхронизации обеспечивает заданное по умолчанию соответствие между контактами, менеджерами и задачами в Microsoft Dynamics NAV и контактами, задачами и встречами в Microsoft Outlook. Объекты можно синхронизировать вручную или автоматически через равные промежутки времени.

Одним из преимуществ функции синхронизации Microsoft Dynamics NAV с Outlook является то, что ее можно настроить без добавления кода. Добавлять поля для оптимизации синхронизации довольно просто.

Настройки по умолчанию предусматривают соответствие пяти различным объектам Microsoft Dynamics NAV:

задачам типа «Встреча»;
контактам типа «Организация»;
контактам типа «Сотрудник»;
менеджерам;
пустым задачам и задачам типа «Телефон».

У организации может возникнуть потребность в добавлении в этот список соответствия других полей. Дополнительные сведения см. в разделе «Настройка полей синхронизации» данного пошагового руководства.

Об этом пошаговом руководстве

В этом пошаговом руководстве рассматриваются следующие задачи:

создание задачи и синхронизация ее с Outlook;
разрешение конфликта между различными данными в одной записи;
настройка подлежащих синхронизации полей.

Примечание
Сообщение о конфликте отображается, только если после последней синхронизации в оба приложения были внесены изменения. Поэтому выполнение некоторых из шагов этого пошагового руководства приводит к возникновению конфликта, чтобы можно было попрактиковаться в его устранении. В данном случае для одного и того же контакта будут введены два разных телефонных номера, после чего возникший конфликт будет разрешен.

Примечание

Сообщение о конфликте отображается, только если после последней синхронизации в оба приложения были внесены изменения. Поэтому выполнение некоторых из шагов этого пошагового руководства приводит к возникновению конфликта, чтобы можно было попрактиковаться в его устранении. В данном случае для одного и того же контакта будут введены два разных телефонных номера, после чего возникший конфликт будет разрешен.

Роли

В ходе выполнения указаний этого пошагового руководства вы будете выполнять следующие роли:

Михаил, менеджер по работе с клиентами;
Дмитрий, торговый представитель.

Примечание
Чтобы сразу же приступить к выполнению следующих процедур, воспользуйтесь собственными настройками пользователя Microsoft Dynamics NAV и учетной записью Outlook, не настраивая новых пользователей, Михаила и Дмитрия, в базе данных CRONUS. Сведения о необходимой настройке интеграции с Outlook см. в следующем разделе «Необходимые условия».

Примечание

Чтобы сразу же приступить к выполнению следующих процедур, воспользуйтесь собственными настройками пользователя Microsoft Dynamics NAV и учетной записью Outlook, не настраивая новых пользователей, Михаила и Дмитрия, в базе данных CRONUS. Сведения о необходимой настройке интеграции с Outlook см. в следующем разделе «Необходимые условия».

Необходимые условия

Для выполнения данного пошагового руководства необходимо выполнить следующие действия.

Выполнить шаги, описанные в пошаговом руководстве Настройка синхронизации Outlook (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=121695)
Убедиться в том, что запущены службы NAS или веб-службы, в зависимости от того, что используется для подключения: CFRONT или веб-службы.
В Microsoft Dynamics NAV должны быть соблюдены следующие условия:
- установлен компонент для интеграции с Outlook;
- установлена демонстрационная база данных «CRONUS Россия ЗАО».
- используемое имя добавлено в качестве имени менеджера, и это имя, а также соответствующий адрес электронной почты заданы в точности так же, как они указаны в профиле Outlook;
- используемое имя назначено в качестве имени пользователя для объектов синхронизации.
В Outlook должны быть соблюдены следующие условия:
- отображается панель инструментов синхронизации Microsoft Dynamics NAV;
- подключение между Microsoft Dynamics NAV и Outlook работает надлежащим образом (чтобы проверить подключение, щелкните Настройки, а затем на вкладке Подключение щелкните Проверить подключение).

Сюжет

Михаил — менеджер по работе с клиентами организации «CRONUS Россия ЗАО». Он работает преимущественно в офисе CRONUS и использует Microsoft Dynamics NAV. Его коллега Дмитрий — торговый представитель, работающий преимущественно на выезде и использующий программу Outlook для отслеживания контактов, задач и встреч. Поскольку Михаил и Дмитрий совместно используют одни и те же данные, они регулярно синхронизируют имеющиеся у них сведения в течение дня. Это позволяет Михаилу назначать встречи для Дмитрия, отслеживая при этом его действия на выезде.

В этом сценарии Михаил создает для Дмитрия встречу с имеющимся клиентом. После синхронизации Дмитрий видит встречу, созданную Михаилом. Ему кажется, что он не успеет вовремя попасть на место, поэтому он переносит встречу на другой день в своем календаре Outlook. Он выполняет синхронизацию еще раз и эти изменения учитываются в Microsoft Dynamics NAV, благодаря чему Михаил может их отследить.

Михаил пытается дозвониться контактному лицу, однако номер телефона оказывается неправильным, поскольку кто-то другой ввел новый номер в Outlook и еще не выполнил синхронизацию с Microsoft Dynamics NAV. Михаил просматривает подробности конфликта, определяет, что проблема связана с номером телефона и устраняет конфликт.

Михаил также понимает, что ему нужно добавить несколько дополнительных полей к синхронизируемым объектам. Он добавляет поля кода территории в качестве пользовательских полей в контактные данные организации, чтобы они отображались как в Outlook, так и в Microsoft Dynamics NAV.

Выполнение синхронизации

Прежде всего, Михаил назначает для Дмитрия встречу с клиентом, создав задачу в Microsoft Dynamics NAV, а затем выполнив синхронизацию с Outlook, в результате которой встреча стала отображаться в календаре команды.

Процедура создания задачи и синхронизации ее с Outlook

В Microsoft Dynamics NAV последовательно щелкните Подразделения, Продажи и маркетинг, Продажи и выберите в области Списки элемент Контакты.
В списке Контакты откройте карточку контакта для юридической фирмы А. Гибсона с кодом CT100006.
Замените значение в поле Код менеджера своими инициалами.
В меню Связанные сведения последовательно выберите пункты Контакт и Задачи.
В списке Задача выберите пункт Создать задачу.
В мастере Создание задачи добавьте следующие сведения:
- задайте для задачи тип Встреча;
- добавьте краткое описание, например «предложение проведения переговоров»;
- назначьте встречу на сегодня и добавьте время начала.
Нажмите кнопку Далее. Отобразится область шага 2, в которой в качестве имени организатора задачи будет указано ваше имя, а в качестве обязательного участника — юридическая фирма А. Гибсона.
Нажмите кнопку Готово.
В Microsoft Outlook нажмите кнопку Календарь, чтобы открыть представление календаря, а затем откройте свой календарь Microsoft Dynamics NAV, выбрав его в списке «Мои календари».
На панели инструментов Microsoft Dynamics NAV нажмите кнопку Синхронизировать, чтобы активировать синхронизацию.

Запустится процесс синхронизации, по завершении которого созданную встречу можно будет просмотреть в общем календаре.

Дмитрий проверяет синхронизированный календарь на наличие обновлений в Microsoft Dynamics NAV, видит встречу и исправляет время для устранения конфликта.

Процедура изменения приглашения на собрание в Microsoft Dynamics NAV и синхронизация с Outlook

В календаре Outlook переместите встречу, созданную в Microsoft Dynamics NAV, на другой день, а затем нажмите кнопку Синхронизировать, чтобы снова активировать синхронизацию.
Теперь откройте Microsoft Dynamics NAV и перейдите к карточке контакта с кодом CT100006.

В поле Дата следующей задачи будет указана новая дата встречи. Щелкнув дату, можно открыть список задач и просмотреть изменения, внесенные для встречи.

Устранение конфликта синхронизации

Михаил решает позвонить клиенту и сообщить ему о том, что Дмитрий изменил время встречи. Он обнаруживает конфликт в контактных данных и устраняет его. Хотя в этом сценарии демонстрируется устранение конфликта вручную, Михаил может также настроить автоматическое устранение конфликтов в процессе синхронизации. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка параметров разрешения конфликтов синхронизации.

Процедура устранение конфликта

Щелкните Настройки, чтобы открыть диалоговое окно Настройки.

В диалоговом окне Настройки будет предложено несколько вариантов разрешения конфликтов, включая возможности автоматической замены элементов Outlook записями Microsoft Dynamics NAV или же автоматической замены записей Microsoft Dynamics NAV элементами Outlook.
Убедитесь, что выбран параметр Устранить конфликты вручную, и закройте диалоговое окно Настройки.
В Microsoft Dynamics NAV откройте карточку контакта для юридической фирмы А. Гибсона с кодом CT100006 и добавьте номер телефона 1234567.
Откройте Outlook и найдите контакт для юридической фирмы А. Гибсона.
Измените номер телефона на 1224567, чтобы он отличался от номера, введенного в Microsoft Dynamics NAV.
Нажмите кнопку Синхронизировать, чтобы активировать синхронизацию.
Затем нажмите кнопку Устранение неполадок и перейдите на вкладку Конфликты.

На ней будет указано наличие конфликта. Можно нажать кнопку Показать элемент Outlook или Подробности, чтобы просмотреть дополнительные сведения о конфликте.
Нажмите кнопку Подробности.

В диалоговом окне Подробные сведения о конфликте отобразится список полей, сопоставленных в двух объектах. Конфликт обозначен красным цветом. Это позволяет определить, что его причиной является номер телефона.

Щелкните Заменить элемент Outlook, выберите элемент в списке и нажмите кнопку ОК.

Настройка полей для синхронизации

Поскольку в базе данных CRONUS содержится множество зарубежных контактов и активно используется код территории, Михаил решает добавить это поле в список полей, сопоставляемых при синхронизации.

Процедура добавления полей в существующую настройку

В Microsoft Dynamics NAV нажмите кнопку Подразделения и выберите в области Администрирование элемент Настройка приложения. Щелкните Интеграция Microsoft Office Outlook, а затем — Объекты синхронизации Outlook.

В окне Объект синхронизации Outlook содержится определение сопоставления контактов в Microsoft Dynamics NAV и контактов в Microsoft Outlook.
В поле Код дважды щелкните CONT_COMP.

В этой форме перечислены все поля, сопоставляемые в двух программах. Чтобы добавить требуемое поле, добавьте строку в эту форму и выберите поля, которые необходимо включить в список синхронизируемых полей.
В меню Связанные сведения последовательно выберите пункты Объект синхрониз. и Поля.
Нажмите кнопку Создать, а затем выберите Номер поля 15, «Код территории».
Поскольку в программе Outlook нет свойств, которые можно было бы сопоставить с этим параметром, установите флажок Пользовательское для поля Код территории.

Поскольку записи в журнале изменений используются для определения изменений в Microsoft Dynamics NAV, необходимо также добавить это поле в журнал изменений.
В меню «Связанные сведения» последовательно выберите пункты Объект синхрониз. и Настройка регистрации в журн. изм.. Нажмите кнопку ОК.
В отобразившемся окне еще раз нажмите кнопку ОК.

Чтобы обеспечить отображение добавленного кода территории в Microsoft Outlook, следует создать и синхронизировать новый контакт. Изменения в настройках синхронизации отображаются только для вновь синхронизированных элементов.
В окне Продажи и маркетинг последовательно щелкните Обработка заказов и Контакты.
Нажмите кнопку Создать и создайте новый контакт типа Организация.
Добавьте новое имя клиента.
Перейдите на вкладку Внешняя торговля и выберите код территории в поле Код территории.
Нажмите кнопку ОК.
Откройте программу Microsoft Outlook и запустите синхронизацию.
После завершения синхронизации откройте в Microsoft Outlook новый контакт, созданный в Microsoft Dynamics NAV.
На вкладке Контакт в группе Показать щелкните Все поля, а затем выберите параметр Пользовательские поля в этом элементе.

Здесь можно просмотреть код менеджера и код территории, добавленные в контактные данные Outlook.

Теперь, после выполнения указаний этого пошагового руководства, можно установить объекты синхронизации и начать синхронизацию Outlook с внедренной в организацию программой Microsoft Dynamics NAV.