"Авансовый Отчет" позволяет печатать и просматривать сведения об оплатах, выполненных и полученных материально-ответственными лицами. Кроме того, этот отчет позволяет печатать и просматривать первичные документы по расходам материально-ответственных лиц.

Создание карточки подотчетника

Карточка подотчетника создается для каждого материально-ответственного лица на основе карточки сотрудника. Кроме того, ее можно создать отдельно из карточки подотчетника.

В карточке подотчетника указываются следующие данные:

  • Номер карточки подотчетника.

  • Данные материально-ответственного лица (адрес, почтовый индекс или город, а также телефон).

  • Контактные данные (телефон, адрес электронной почты, веб-адрес).

  • Учетные финансовые данные для данного материально-ответственного лица на вкладке Учет (Общая Бизнес Группа, НДС Бизнес Группа и Поставщик Учетная Группа).

  • Документы материально-ответственного лица (неучтенные и учтенные авансовые отчеты), которые можно открыть с помощью кнопки Документы.

Ниже показано, как открыть карточку подотчетника.

  1. В разделе Финансы выберите Поставщики Расчеты и нажмите Отв. Сотрудники, откроется форма Подотчетник Карточка.

  2. Создайте новую карточку.

Чтобы создать карточку подотчетника из формы "Подотчетник Карточка", необходимо выполнить следующие действия.

  • Нажмите кнопку Функции, а затем выберите пункт Создать Отв. Сотрудника.

В карточке подотчетника содержатся следующие сведения, которые вводятся вручную или из соответствующего глоссария и настроек.

Поле Описание

Номер

Это значение автоматически берется из поля Номер в форме "Сотрудник Карточка" или вводится вручную.

Имя, Имя2

Это значение автоматически берется из полей Имя и Инициалы в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Адрес, Адрес 2

Это значение автоматически берется из аналогичных полей в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Почтовый Индекс/Город

Это значение автоматически берется из аналогичных полей в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Страна Код

Это значение автоматически берется из аналогичных полей в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Телефон

Это значение автоматически берется из аналогичных полей в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Имя Поиска

Значение в поле Имя берется из открытой карточки подотчетника.

Контактные Данные (Телефон, Адрес Эл. Почты, Веб-адрес)

Это значение автоматически берется из аналогичных полей в форме "Подотчетник Карточка" или вводится вручную.

Валюта Код

По умолчанию это поле не заполнено.

Общая Бизнес Группа

Значение поля Аванс. Отчет Общая Бизнес Группа ("Покупки и Поставщики Настройка", вкладка Авансовый Отчет).

НДС Бизнес Группа

Значение поля Аванс. Отчет НДС Бизнес Группа ("Покупки и Поставщики Настройка", вкладка Авансовый Отчет).

Поставщик Учетная Группа

Значение поля Аванс. Отчет Поставщ. Группа ("Покупки и Поставщики Настройка", вкладка Авансовый Отчет).

Создание авансового отчета

Авансовый отчет создают материально-ответственные лица. В этом отчете содержатся сведения об оплатах, полученных сотрудниками, и о первичных документах, предоставленных для подтверждения расходов.

Авансовый отчет содержит следующие сведения:

  • Номер авансового отчета.

  • Дата учета и дата документа.

  • Данные (код и имя) материально-ответственного лица.

  • Назначение отчета и описание учета.

  • Количество документов и страниц.

  • Документ остатка или перерасхода для регистрации платежного документа для авансового отчета.

  • Код валюты для регистрации расходов в валюте.

  • Строки расходов, которые зарегистрированы в соответствии со значением, выбранным в поле Тип в Строках Авансового ОтчетаСчет ГК, Товар, Основные Средства, Издержки (Товар) или Подотчет.

Следующие строки расходов регистрируются в соответствии со значением, выбранным в поле Тип и полях Номер или Подотчет Поставщик Но. в строках авансового отчета:

  • Чтобы списать расходы:

    • Тип — "Фин. Счет";

    • Номер — номер финансового счета.

  • Чтобы отчитаться о закупленных товарах или материалах:

    • Тип — "Товар";

    • Номер — номер карточки товара.

  • Чтобы отчитаться за приобретенное основное средство:

    • Тип — "ОС";

    • Номер — номер карточки основного средства.

  • Чтобы отчитаться за дополнительные издержки для приобретенных товаров:

    • Тип — "Издержки (Товар)";

    • Номер — код издержек товара.

  • Чтобы зарегистрировать первичные документы, полученные от поставщика (если эти документы были получены от поставщика для товаров, основных средств или расходов материально-ответственного лица):

    • Тип — "Подотчет";

    • Подотчет Поставщик Но. — номер поставщика.

Чтобы открыть авансовый отчет, необходимо выполнить следующие действия.

  • В разделе Финансы выберите Поставщики Расчеты, а затем нажмите Авансовые Отчеты. Откроется форма Авансовый Отчет.

Авансовый отчет содержит на вкладке Общие в заголовке следующие сведения, введенные вручную или полученные из соответствующего глоссария или настроек.

Поле Описание

Номер

Номер авансовых отчетов вычисляется автоматически, в зависимости от значения поля Авансовые Отчеты Серия Номеров ("Покупки и Поставщики Настройка", вкладка Авансовый Отчет).

Дата Учета,

Дата Документа

Дата учета и дата документа. По умолчанию в этих полях указывается значение рабочей даты, но их можно заполнить и вручную.

Сотрудник Номер

Номер материально-ответственного лица. Это значение выбирают из списка поставщиков вручную.

Сотрудник Имя

Имя материально-ответственного лица. В это поле автоматически заносятся значения из полей Имя и Имя2 карточки подотчетника.

Назначение Аванса

Назначение аванса. Это поле заполняют вручную.

Описание Учета

Описание учета документа. В это поле автоматически заносится значение из поля Счет Но. Это поле можно отредактировать вручную.

Поставщик Счет Но.

Номер внешнего документа. В это поле автоматически заносится значение из поля Номер.

Авансовый отчет содержит в заголовке на вкладке Отчет следующие введенные вручную или полученные из соответствующего глоссария или настроек сведения.

Поле Описание

Кол-во Документов, Кол-во Страниц

Количество документов, подтверждающих расходы, и количество страниц в этих документах. Эти поля заполняют вручную, вписывая числовые значения.

Остаток или Перерасход Док. Но.

Платежный документ, закрывающий сумму остатка или перерасхода для данного авансового отчета. Платежный документ выбирают из операций Книги поставщиков для данного материально-ответственного лица.

Авансовый отчет содержит следующие сведения из созданных строк расходов.

Поле Описание

Тип

Выберите тип "Фин. Счет", "Товар", "ОС", "Издержки (Товар)" или "Подотчет", в зависимости от типа расходов.

Номер

Если Тип = Фин. Счет:

В поле Номер выберите финансовый счет из глоссария "Список финансовых счетов".

Если Тип = Товар:

В поле Номер выберите карточку товара из глоссария "Список товаров".

Если Тип = Основные Средства:

В поле Номер выберите карточку основного средства из глоссария "Список основных средств".

Если Тип = Издержки (Товар):

В поле Номер выберите издержки товара из глоссария "Издержки товаров и основных средств".

Подотчет Поставщик Но.

Если Тип = Подотчет:

В поле Подотчет Поставщик Но. выберите карточку поставщика из глоссария "Список поставщиков".

Подотчет Операция Но.

Если Тип = Подотчет:

В поле Подотчет Операция Но. выберите учтенную операцию поставщика из финансовых операций поставщика.

ПримечаниеПримечание

В том случае если материально-ответственное лицо получает от поставщика первичные документы (например, счет-фактуру), до регистрации авансового отчета необходимо учесть счет от поставщика.

Подотчет Документ Но.,

Подотчет Документ Дата

Эти поля заполняют вручную. В поле Подотчет Документ Но. нужно ввести номер документа, подтверждающего расходы в текущей строке.

В поле Подотчет Документ Дата укажите дату документа, подтверждающего расходы в текущей строке.

Описание

Описание расходов в текущей строке. По умолчанию в поле Описание вносится значение поля Имя или Описание из выбранной карточки.

Кол-во,

Прямые Затраты Без НДС

Количество и сумма расходов (товары и основные средства). Эти поля заполняют вручную, вписывая числовые значения.

В поле Статус Созданного Документа приводится статус текущего документа. Чтобы изменить этот статус с Открыт на Выпущен, необходимо выполнить следующие действия.

  • Нажмите кнопку Функции, а затем выберите пункт Ввод в Экспл. Выпущенный авансовый отчет можно будет напечатать.

Печать неучтенного авансового отчета

Ниже показано, как напечатать неучтенный авансовый отчет.

  1. В разделе Финансы выберите Поставщики Расчеты, а затем нажмите Авансовые Отчеты.

  2. В форме Авансовый Отчет нажмите Печать. Откроется диалоговое окно Авансовый Отчет.

    ПримечаниеПримечание

    Отчет обычно печатают после создания документа для подписи и подтверждения.

  3. На вкладке Покупка Заголовок примените следующие фильтры.

    Поле Фильтр

    Номер

    В этом поле указан номер неучтенного авансового отчета. По умолчанию берется значение из открытого документа.

    Тип Документа

    Это поле заполняется автоматически.

  4. На вкладке Параметры укажите сотрудников, обязанных подписать данный документ, как показано в таблице ниже.

    Параметр Описание

    Бухгалтер

    (Кассир)

    Выберите код сотрудника (кассира) из таблицы "Список сотрудников", чтобы заполнить соответствующие поля отчета.

    Бухгалтер

    Выберите код сотрудника (бухгалтера) из таблицы "Список сотрудников", чтобы заполнить соответствующие поля отчета.

  5. Нажмите Печать.

Просмотр учтенного авансового отчета

Чтобы открыть учтенный авансовый отчет, необходимо выполнить следующие действия.

  • В разделе Финансы выберите Поставщики Расчеты, нажмите История, а затем щелкните Учт. Авансовые Отчеты. Откроется форма Учт. Авансовый Отчет.

В учтенном авансовом отчете указаны все сведения, введенные в документ в форме "Авансовый Отчет".

Печать учтенного авансового отчета

Ниже показано, как напечатать учтенный авансовый отчет.

  1. В разделе Финансы выберите Поставщики Расчеты, нажмите История, а затем щелкните Учт. Авансовые Отчеты.

  2. В форме Учт. Авансовый Отчет нажмите Печать. Откроется диалоговое окно Учт. Авансовый Отчет.

    ПримечаниеПримечание

    Такой отчет обычно печатают как утвержденный и подтвержденный документ.

  3. На вкладке Покупка Счет Заголовок отчета примените следующие фильтры.

    Поле Фильтр

    Номер

    По умолчанию в этом поле указан номер учтенного авансового отчета. По умолчанию это значение берется из открытого документа.

  4. На вкладке Параметры укажите сотрудников для подписи данного документа, как показано в таблице ниже.

    Параметр Описание

    Бухгалтер (Кассир)

    Выберите код сотрудника (кассира) из таблицы "Список сотрудников", чтобы заполнить соответствующие поля отчета.

    Бухгалтер

    Выберите код сотрудника (бухгалтера) из таблицы "Список сотрудников", чтобы заполнить соответствующие поля отчета.

  5. Нажмите Печать.