Нажатие на кнопку «Учет» позволяет выбирать различные функции учета при выполнении учета заказа продажи.
После того, как заполнены все строки, а в заказ продажи введена вся информация, можно выполнить учет заказа, т.е. создать расходную накладную и счет.
Когда учитывается заказ продажи, программа обновляет счет поставщика, соотвествующую информацию в области приложения главной книги и, если это необходимо, соответствующие данные в областях приложения товары и управление складом.
По каждому заказу продажи создается операция продажи в таблице Операция ГК. Операция также создается в счете клиента в таблице Книга операций клиентов, а операция ГК создается в соответствующем счете клиентов. Кроме этого, учет заказа может иметь следствием операцию НДС и ГК операцию по сумме скидки. Учет операции по скидке зависит от содержания поля «Учет скидки» в таблице «Настройка модуля продажи».
Для каждой строки заказа на продажу Книга операций по товарам будет создаваться книга операций товаров (если строки продажи содержат номера товара) или операция ГК в таблице «Операция ГК» (если строки продаж содержат счет ГК). Если склад настроен на использование ячеек и в строке заказа на продажу установлен код ячейки, складская операция будет создана в таблице Складская операция.
В дополнение к этому заказы продажи всегда записываются в таблицах «Расх. накладная - заголовок» и Заголовок счета продаж.
Прежде, чем приступить к учету, можно напечатать тестовый отчет, содержащий всю информацию заказа продажи и указывающий о содержащихся в нем ошибках. Для того, чтобы напечатать отчет, выберите «Учет», Тестовый отчет.
При учете заказа можно создавать, как расходную накладную, так и счет. Их можно выполнять одновременно и независимо друг от друга.
Можно создавать частичную расходную накладную и частичный счет, заполняя поля Кол-во для отгрузки и/или Кол-во для выставления счета в строках индивидуальных заказов продажи перед учетом. Следует отметить, что невозможно создавать счет по тому, что еще не отгружено. Т.е. прежде, чем выставлять счет, следует зарегистрировать расходную накладную или следует выбрать одновременное выполнение отгрузки и выставления счета.
Для запуска учета выберите «Учет», «Учет» или «Учет», «Учет и печать». При выборе второго варианта печать отчета будет выполняться одновременно с его учетом. Можно также выбрать функцию «Пакетный учет», позволяющую одновременно выполнять учет нескольких заказов.
После того, как учет завершен, учтенные строки продажи исчезнут из заказа. При завершении учета появляется соответствующее сообщение. Вслед за этим появляется возможность просмотра учтенных операций в различных окнах, содержащих учтенные операции («Операция книги», «Операция ГК», «Операция книги товаров», «Операция склада», «Учтенная расходная накладная» и «Учтенный счет продажи».).