Нажатие на кнопку «Учет» позволяет выбирать различные функции учета при учете заказа покупки:
После завершения всех строк и ввода всей информации в заказ покупки, его можно учесть, т.е. создать приходную накладную или счет.
Когда учитывается заказ покупки, программа обновляет счет поставщика, соответствующую информацию в области приложения ГК и, если это необходимо, соответствующие данные в областях приложения товары и управление складом.
По каждому заказу на покупку создается операция покупки в таблице Операция ГК. Операция создается также в счете поставщика в таблице Книга операций поставщиков, а операция ГК создается в соответствующем счете кредиторской задолженности. Кроме этого, учет заказа может привести к операции НДС и операции ГК для суммы скидки. Будет ли операция для скидки учитываться, зависит от содержимого поля «Учет скидки» таблицы «Настройка модуля покупок».
Для каждой строки заказа на покупку будет создана книга операций товара в таблице Книга операций по товарам (если строки покупки содержат номера товара) или операция ГК в таблице «Операция ГК» (если строки покупки содержат счет ГК). Если склад настроен на использование ячеек, складские операции создаются в таблице Складская операция.
Кроме этого, заказы покупки всегда записываются в таблицах Прих. накладная покупки - заголовок и Заголовок счета покупки.
Прежде, чем приступить к учету, можно напечатать тестовый отчет, который будет содержать всю информацию заказа покупки и указывать на имеющиеся там ошибки. Для того, чтобы напечатать отчет, выберите «Учет», Тестовый отчет.
При учете заказа можно создавать, как приходную накладную, так и счет. Их можно выполнять одновременно и независимо друг от друга.
Также прежде, чем приступить к учету, можно создавать частичную приходную накладную и частичный счет, заполняя поля Кол-во для получения и/или Кол-во для выставления счета в индивидуальных строках заказа покупки. Следует отметить, что невозможно создавать счет для чего-либо, что еще не было получено. Это означает, что прежде, чем можно будет выставлять счет, следует зарегистрировать приходную накладную или выбрать одновременное получение и выставление счета.
Для пуска учета выберите «Учет», «Учет» или «Учет», «Учет и печать». В случае выбора второго варианта программа будет печатать отчет одновременно с учетом. Можно также выбрать функцию «Пакетный учет», которая позволяет выполнять одновременный учет нескольких заказов.
Если учет завершен, строки учтенной покупки из заказа исчезнут. При завершении учета появляется соответствующее сообщение. После этого появится возможность просматривать учтенные операции в различных окнах, которые содержат учтенные операции («Поставщик - книга операций», «Операция ГК», «Товары - операции», «Складская операция», «Приходная накладная покупки» и «Счет покупки»).