Показать всеПоказать все

Настройка утверждений документов

Систему утверждений можно настроить таким образом, чтобы она отражала бизнес-правило документов (предложение с расценками, заказ, общий заказ, счет, заказ на возврат или кредит-нота) в организации. Можно установить лимиты, в пределах которых пользователю разрешаются утверждения (тип утверждения: «Утверждающий»), или можно затребовать утверждение продавцом или покупателем, ответственным за клиента или поставщика (тип утверждения: «Менеджер»). Можно также указать, что документ должен быть утвержден кем-либо помимо «обычного состава» утверждающих (тип утверждения: «Дополнительный утверждающий»).

Для настройки системы утверждения используются следующие окна: Настройка утверждения, Настройки пользователей, Шаблоны утверждения и Дополнительные утверждающие.

Настройка утверждения документа включает следующие шаги.
  1. ПоказатьНастройка общих функций

  2. На вкладке Общее в окне Настройка утверждения определяются такие настройки, как администратор системы утверждения, формула для вычисления даты, на которую утверждение должно быть выполнено и то, должны ли отклонения документов сопровождаться комментариями.

    Администратор имеет доступ ко всем функциям настройки; он настраивает иерархию утверждающих и определяет, какие документы продаж и покупок должны быть утверждены.

    Чтобы настроить систему утверждения документов:
    1. Откройте окно Настройка утверждения.

    2. На вкладке Общее в поле Формула расчета срока утверждения введите формулу для расчета срока.

    3. В поле Администратор утверждения введите код пользователя администратора.

    4. Если необходимо, чтобы утверждающий добавлял комментарий при отклонении документа, установите флажок Комментарий к отклонению запроса.

     

  3. ПоказатьНастройка уведомлений

  4. Можно определить события (утверждение, отклонение, отмена или делегирование) , которые должны включать отправку сообщений электронной почты утверждающим с уведомлением, что документ ожидает их утверждения. Это выполняется в окне Настройка утверждения.

    Чтобы настроить систему уведомлений:
    1. Откройте окно Настройка утверждения.

    2. На закладке Уведомления установите флажки, чтобы указать, какие события должны включать отправку уведомления.

    Если утверждения будут просрочены, можно отправить уведомление утверждающим о просроченном утверждении. В поле Дата последнего запуска можно увидеть, когда последний раз оправлялись сообщения о просроченных утверждениях.

    Чтобы отправить уведомление о просроченном утверждении:
    1. Откройте окно Настройка утверждения и щелкните закладку Уведомления.

    2. Щелкните Просрочено и выберите Отправить просроч. сообщения.

    Теперь сообщения будут отправлены утверждающим. Список просроченных утверждений можно просмотреть в окне Просроченные операции уведомлений.

    Чтобы просмотреть список уведомлений о просроченном утверждении:
    1. Откройте окно Настройка утверждения и щелкните вкладку Уведомления.

    2. Щелкните Просрочено и выберите Журнал просроченных операций, чтобы открыть окно Просроченные операции уведомлений.

    Примечание

    Правка окна Просроченные операции уведомлений невозможна.

     

  5. ПоказатьНастройка пользователя и утверждающего

  6. Для настройки пользователей, участвующих в процессе утверждения, и создания иерархии утверждающих используется окно Утверждение — настройка пользователя. В этом окне также можно установить предельные суммы для документов и делегировать процесс утверждения заместителю в случае отсутствия на рабочем месте.

    Чтобы настроить пользователей, участвующих в процессе утверждения:
    1. В окне Настройка утверждения щелкните Настройки пользователей, чтобы открыть окно Утверждение — настройка пользователя.

    2. В поле Код пользователя введите коды пользователей, которые участвуют в процессе утверждения.

    3. В поле Код утверждающего введите коды утверждающих.

    Примечание

    Можно заполнить поле Код менеджера, если менеджер или продавец, ответственный за клиента или поставщика, должен утвердить документ перед его отправкой.

     

  7. ПоказатьНастройка заместителей утверждающих

  8. Чтобы исключить накапливание документов в системе и их просрочки, запросивший утверждение пользователь или утверждающий может делегировать задачу утверждения заместителю. Обычно эта функция используется, если утверждающий отсутствует на рабочем месте и не может утвердить документы в срок утверждения. Это можно настроить в окне Утверждение - настройка пользователя.

    Чтобы передать (делегировать) права на процесс утверждения заместителю:
    1. Откройте окно Настройка утверждения и выберите Настройки пользователей, чтобы открыть окно Утверждение — настройка пользователя.

    2. В поле Заместитель введите код заместителя.

     

  9. ПоказатьНастройка предельных сумм

  10. Можно настроить в системе лимиты утверждения для пользователей: некоторые пользователи могут утверждать любой документ, тогда как другие могут быть ограничены максимальной денежной суммой, на утверждение которой у них есть разрешение. Для утверждающих можно настроить лимиты (или отсутствие лимитов) для трех различных наборов документов: документов продаж, документов покупки и (внутренних) документов запроса покупки (для этого используется предложение по покупке).

    В окне «Утверждение — настройка пользователя» можно установить предельные денежные суммы для утверждающих.
    1. Откройте окно Настройка утверждения и выберите Настройки пользователей, чтобы открыть окно Утверждение — настройка пользователя.

    2. Если для документов продаж имеется предельная сумма, введите ее в поле Лимит утверждения суммы продаж.

    3. Если для документов продаж предельной суммы нет, установите флажок Утверждение продаж без ограничений.

    4. Повторите шаги 2 и 3 для документов покупки, используя поля Лимит утверждения суммы покупки и Утверждение закупок без ограничений соответственно.

    5. Повторите шаги 2 и 3 для документов запроса покупки, используя поля Лимит утверждения суммы запроса покупки и Утверждение запросов без ограничений соответственно.

     

  11. ПоказатьНастройка включения документов

  12. Можно выбрать тип документов продаж или покупки, которые должны быть включены в процесс утверждения и используемый тип утверждения и лимита.

    Имеется набор шаблонов, позволяющий использовать набор документов. Для этого служит окно Шаблоны утверждения.

    Чтобы настроить типы документов, участвующих в процессе утверждения:
    1. Откройте окно Шаблоны утверждения.

    2. Выберите шаблон, выделив строку.

    3. Можно принять настройки по умолчанию, активировав шаблон, или изменить следующие настройки, если необходимо, чтобы они были другими: код утверждения, тип документа, тип утверждения и тип лимита.

    4. Если необходимы дополнительные утверждающие, щелкните Дополнительные утвержд., чтобы открыть окно Дополнительные утверждающие. В этом окне можно настроить дополнительных утверждающих.

    Примечание

    Выбрав шаблон, не забудьте активировать его, установив флажок Включить.

     

  13. ПоказатьНастройка дополнительных утверждающих

  14. Можно настроить дополнительных утверждающих в качестве заместителей или для замены существующего маршрута утверждения (тип утверждения: «Утверждающий» или «Менеджер»). Дополнительным утверждающим может быть, например, представитель финансового отдела, который должен утверждать все заказы на покупку, или менеджер по продажам, который должен утверждать все предложения по продаже перед их отправкой клиенту.

    Для настройки сведений о дополнительных утверждающих используется окно «Дополнительные утверждающие»:
    1. В окне Шаблоны утверждения щелкните Дополнительные утвержд., чтобы открыть окно Дополнительные утверждающие.

    2. Выберите дополнительный код утвердившего лица Код утверждающего.

    Программа заполнит остальные поля (Тип лимита, Тип утверждения и Тип документа).

    При закрытии этого окна программа устанавливает флажок Дополнительные утверждающие в окне Шаблоны утверждения, чтобы указать, что для данного типа документа настроен дополнительный утверждающий.

     

 

По завершении настройки можно выполнить тестирование, чтобы убедиться, что система работает так, как запланировано. Для выполнения теста щелкните Пользователь утверждения. в окне Утверждение — настройка пользователя.

Дополнительная информация

Об утверждении документов



© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2009. Все права защищены.