В состав Microsoft Dynamics NAV входит программа обеспечения безопасности, которая позволяет убедиться, что случайные люди не имеют доступа к организациям в программе.
Чтобы задать «Коды пользователей» и пароли, нужно выбрать в меню «Сервис» пункты «Безопасность», Учетные записи базы данных или Регистрационные имена Windows. При помощи кодов пользователей и паролей можно контролировать доступ к программе.
Можно усилить защиту, используя роли, чтобы ограничить права отдельных пользователей — например, только чтением информации, только созданием новой информации или только модификацией существующей информации. Чтобы сделать это, выберите пункты пеню «Инструменты», затем «Защита», Роли.
В таблице «Настройка пользователя» можно ограничить время, когда определённому пользователю разрешено вести учёт для определённой организации. Можно также задать программную регистрацию количества времени, которое тратит пользователь на работу в организации. Тогда каждый раз, когда пользователь покидает программу, таблица Регистр времени пользователя будет автоматически обновляться информацией о «Коде пользователя», дате и количестве отработанных минут.
Кроме того, можно воспользоваться таблицей «Настройка пользователей», чтобы указать, кто должен утверждать (или отклонять) конкретные документы, настроить любые наибольшие суммы продажи или покупки, которые это лицо имеет право утвердить, а также указать, кто будет замещать утверждающее лицо при отсутствии последнего в офисе.
Можно создать также пользовательские настройки только для тех пользователей, которым был назначен «Код пользователя», как описано выше.